L’Istituto Gramsci Emilia-Romagna ha scelto tra i suoi  compiti principali, fin dall’inizio della attività negli anni Settanta, quello della conservazione di archivi e documenti prodotti da organizzazioni, associazioni, personalità protagoniste della sinistra italiana del Novecento, a partire dai partiti (Pci e Psi) e dalle organizzazioni politiche dell’Emilia-Romagna.
La funzione di conservazione ha avuto all’origine il solo scopo di preservare le tracce storiche di partiti e movimenti e di dare valore alla memoria di un’esperienza politica, preservandone i documenti che ne testimoniano l’azione.
Nel tempo tale funzione è entrata sempre di più in relazione con la ricerca scientifica e, nello stesso tempo, con la rete degli enti pubblici e privati deputati alla tutela e alla conservazione delle fonti storiografiche della contemporaneità, adottando forme di conservazione e strumenti di corredo per la consultazione, idonei e in sintonia con la normativa archivistica vigente.
L’Istituto fa parte della rete pubblica degli enti regionali di conservazione documentaria e svolge un servizio di consultazione al pubblico dei propri fondi archivistici, in convenzione con l’Istituto beni artistici culturali e naturali della regione Emilia-Romagna.
I fondi conservati sono tutelati dalla Soprintendenza archivistica statale e dichiarati di rilevanza storica nazionale.
Partecipa al progetto 'Una città per gli archivi', avviato dalla Fondazione del Monte di Bologna e Ravenna e dalla Fondazione Carisbo, che si prefigge di organizzare e valorizzare gli archivi della Bologna contemporanea.
Partecipa inoltre ad Archivi del Novecento, una rete nazionale di Istituti conservatori di fonti del Novecento, disponibili a rendere consultabili on line gli inventari dei propri archivi.